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CE : les règles à connaître pour organiser un voyage

Les voyages organisés par le comité d’entreprise rencontrent généralement un franc succès parmi les salariés d’une entreprise. Mais pour que ces voyages se déroulent dans les meilleures conditions, il faut veiller à respecter certaines règles. Mademoiselle Blog vous en dit plus.

Faire appel à un prestataire

Généralement, le CE fait appel à un prestataire de services afin d’organiser son voyage. Un tour-opérateur, une agence de voyage ou une agence spécialiste de l’organisation de voyages de CE sont tout à fait compétents pour assister le CE dans la mise en place d’un voyage.

Avant de travailler main dans la main avec un prestataire, le CE est tenu de vérifier son sérieux. Il peut, par exemple, demander au prestataire de lui fournir un extrait K-Bis, qui représente la véritable « carte d’identité » à jour d’une entreprise immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés.

Le CE peut également vérifier que l’entreprise prestataire choisie est bien immatriculée au registre des opérateurs de voyages et de séjours ainsi que sa souscription à une assurance de responsabilité civile professionnelle. Cette immatriculation indique la garantie de fonds déposés du prestataire. En cas de litige ou de faillite, le CE sera ainsi remboursé de ses frais.

Le professionnel du voyage doit également fournir au CE un contrat de voyage complet qui engage ainsi sa responsabilité. Pour éviter les mauvaises surprises, les membres du CE sont invités à lire très attentivement les conditions générales de vente pour connaître par exemple les prestations comprises ou non dans le prix du voyage, les conditions d’annulation…Le prix du parc d’attraction comprend-il les repas ? Les transferts aéroport-hôtel sont-ils compris ? Le CE doit pousser à fond ses investigations pour communiquer un prix juste aux salariés.

Communiquer les bonnes informations aux salariés

Que le CE organise un week-end à Lisbonne ou propose des billets parc CE pour un zoo ou un parc d’attraction, il doit transmettre aux salariés tous les renseignements utiles sur l’organisation et le déroulement du séjour.

Le CE peut en effet éditer un livret complet aux salariés participant au voyage avec toutes les modalités : horaires, lieux de rendez-vous, formalités administratives…




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